Web会議導入、貸し会議室利用のデメリット | 貸し会議室のショコラ
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コロナ禍の中で日本の企業が存続を懸けて事業を行っている現代では、働き方改革が進む中でテレワークなどのオンラインで仕事をする企業が増えてきています。オンラインでの仕事の代表として挙げられるのが「Web会議」であり、Web会議を導入することで多くの無駄やコストを削減することで、会議そのものの在り方を変化させ、効率化を図っている組織もあります。
外部の「貸し会議室」を利用することによる会議の更なる効率化を図っている企業も増えてきています。ここでは「Web会議の導入、貸し会議室の利用で５つのコストを削減する」ということをテーマにデメリットを解説していきます。
目次
人と顔をしっかり合わせて、膝を突き合わせての会話では、相手の(もしくは自分の)細やかな顔つきや仕草などで、心理状況などまでもはっきりと予想できるものですが、Web会議では相手と直に対面すことができないことから、相手の細やかな心理状態などが読み取れません(伝えきれません)。
Web会議で、普段通りの表情で、普段通りの態度で話していても、相手にしてみれば、「怒っているのかな？」「自分の意見に納得してもらえないのかな？」といった、予期していない心配を相手にされてしまうかもしれません。Web会議では、意識的に元気よくハキハキとした態度で臨むのが良いと思います。
同じく貸し会議室で会議を行うと、いつもと違う空間だからなのか、参加者は妙な緊張感を持ち、表情がこわばることがしばしばあります。それが原因でギクシャクした空気を作り、個々人の持ち味が出せない会議になることがあります。
会議の進行役または管理職は、社員の細やかな心理状態を読み取る努力を普段以上にする必要があると思います。
友人同士でオンライン飲み会などを行った経験のある方は分かると思いますが、自宅の通信環境によって画像が乱れたり、音声にタイムラグが生じたりすることがあります。この現象がWeb会議にも起こってしまうと、会議の進行の大きな妨げになってしまいます。Web会議の大きなデメリットと言えるでしょう。
Web会議は、友人同士で行うオンライン飲み会などの遊びではなく仕事ですので、通信障害を極力減らす働きが必要です。事前に自宅の回線状況を調べておき、必要に応じて別途モバイルルーターを用意するなどの処置が必要かも知れません。
通信環境は、外部での貸会議室を利用しての会議にも大きな影響を与えます。昨今の様々な企業では、インターネット通信を用いながら会議を進行する企業も多いでしょう(会議内容にもよりますが)会議中にPCでインターネットが繋がらなければお話にならない場合もありうるわけです。
貸会議室を利用し会議を行う場合も、Web会議の時と同様に、会議場の回線情報を調べて置き、必要に応じてモバイルルーターを用意しておくなどの処置をしておくと良いでしょう。
Web会議では、会議の参加人数が増えれば増えるほど、画面上に参加者の顔が小さく映ります。そのため、会議参加者が一堂に会する会議室のように、参加者の態度や振る舞い方、仕草が見えづらいので、参加者の心理状態や体調の良し悪しなどが読み取れません。参加者が増えれば増えるだけそれが分かりづらくなってしまうため、Web会議は大人数の会議には適していないと結論付けることができるでしょう。
貸し会議室での会議も、コロナ禍の現代には大人数では適していないと思える側面もあります。同じ建物(ビルやオフィス)の中に会議室があるわけではなく、外部の会議室への移動を考慮すると、密になる満員電車は避けたいものです。
貸し会議室への「移動」を考えると、自社の中での会議室の使用に軍配が上がります。
これらが、Web会議、貸し会議室を使用することによるデメリットの解説です。これからのウィズコロナの時代では、Web会議や貸し会議室の利用を積極的に行う企業が今より増えてくると思います。
Web会議と貸し会議室は、コストを削減できるだけではなく、活用次第で様々な面からの効果を生み出せる期待がまだまだあります。しかしその反面では、挙げたようなweb会議特有の(オンラインならではの)デメリットもあるので、Web会議を会社で導入する際には慎重に、良い面と悪い面をしっかり把握して、職場に適したWeb会議のシステムを構築することが必要です。
貸し会議室の利用も、(特に都会では)移動のことを考慮すると、デメリットやリスクもあるので、移動の際には参加者への注意喚起の連絡は欠かせません。貸し会議室の利用料以外に、交通費もかかりますし。
これからのウィズコロナ時代では、Web会議の使用や貸し会議室の利用を積極的に行う企業が今より増えてくると思いますので、これらのデメリットを加味して、十分に検討して活用することが大切になってきます。
