Web会議導入、貸し会議室利用のメリット | 貸し会議室のショコラ
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コロナ禍の中、人同士が直接会ったり、近距離で話したりすることが難しくなってきている現代になってきたことで、“Web会議”といって、オンラインで会議をしたり、外部で“貸し会議室”を借りて会議を行う企業が多くなってきています。
Web会議を行ったり、貸し会議室で会議を行うことで、様々な無駄やコストを削減することを目標にしている組織もあります。
それでは「Web会議の導入と貸し会議室の利用で、５つのコストを削減する」をテーマにメリットを解説していきます。
目次
Web会議の導入と貸し会議室の利用をすることで削減できるものの代表として、先ずは「お金」です。Web会議では、会議資料(書類)を参加人数分コピーして配布する必要が無くなりますので、ペーパーレス化に伴い大きなコスト削減に繋がります。資料を保管するスペースも不要になるので、これも大きなコスト削減に繋がります。
私の前職では、ペーパーレス化が進んではいましたが、役員の集まる会議は全て紙で資料を配布するというルールがあったため、“完全なペーパーレス”としての徹底はされていませんでした。しかし、Web会議の導入は本格的なペーパレス化に拍車をかけることになるでしょう。
外部で安価に部屋を借りることで行う貸し会議室を利用することによって、会社(オフィスや建物)に会議室は必要なくなりますので、大きな金額の面からのコスト削減が実現します。都会では貸会議室を利用して会議を行う企業は多くありますが、地方でも貸会議室を利用しての会議にメリットを見出し、利用している企業は増えてきています。
Web会議ではペーパーレスになることで、金銭的削減になりますが、大きく時間のコスト削減にもなります。まず、会議資料を印刷する時間を割くことができます。これがWeb会議でなく通常の会議でしたら、会議資料を参加人数分コピーして、ページ通りに並べ(並んでいるか確認し)、配布するという手間があります。会議の内容や、参加人数、書類の枚数にもよりますが、コピーを含める会議資料の準備だけで、数時間かかってしまう場合もあるのではないでしょうか。
特に、外部の貸し会議室で会議を行う場合は、資料の枚数が足りない等の場合に、近くのコンビニまで慌てて行ってコピーをするという手間が無くなるので、貸し会議室を使用することも、大きな時間のロス、コストの削減できるのに有効な手段と言えます。
実際に人を集めての会議を行うとなると、参加人数が多ければ多いほど、人的労力は大きく、大変なものになります。
前職で、組合の事務局の担当をしていたのですが、それはそれは大変でした。会議の参加人数は、多い時で80人。80人分の会議資料の準備となると、もはや肉体労働です。80部の会議資料を印刷し、ホッチキスで一人で留めていると、半日作業は当たり前。今のようなWeb会議が行われている時代に比べると、手間と労力に関してはまさに天と地の違いです。
貸し会議室を利用しての会議も、大きく手間が省けます。それを最も実感できるのが後片付けの時です。コロナ禍の現代では、使用した机や椅子の清掃、消毒にも神経質になってしまうもの。それを自分たちがやらなくて済むのは大きな労力の削減になります。電気の消し忘れなどの心配も無用ですから助かります。
会議を有意義に、生産的なものにするために、そしてスピーディーに進めるためにも、Web会議は有効的な手段と言えます。
よくありがちな例ですが、社長や役職者などの発言権を持つ人間が出張などで不在であるために、残った人間での会議がなかなか進まず、「これでいいのか？」という空気になってしまうことがよくあります。権力者不在のため、残された人間たちでは判断に困ってしまうのです。
しかし、Web会議であれば時間、場所を選びませんのでテンポよくスピーディーな会議運営は、スムーズな意思決定を促すことで考えるコストを削減することが可能になります。
貸し会議室の場合は、外部の会議室といういつもと違った空間で行う会議になるので、会議を行う上で参加者たちの気が引き締まります。会社にあるいつもの一室を使って会議をするわけでなく、ほどよい緊張感を持って、会議をするためだけに外部の見慣れない部屋に集まるので、参加者の集中力は会議そのものに100％注がれます。それは参加者たちの発言や意識に影響を与え、結果的に会議での高パフォーマンスを得られます。
Web会議も貸し会議室での会議も、考えることでのコストは大幅に削減できる期待が持てそうです。
実際の会議では、会社の中での自分の立場からして、自分の考える意見や意思を周りに伝えづらいことが多くあります。しかし、Web会議では、会議の参加者たちに自分の意見や意思を伝えることの抵抗感が緩和される傾向があり、発言をしやすい雰囲気で会議を進めることができるのです。それは、参加者全員のストレス緩和にもなることでしょう。
さらには、時差出勤が認められている職場であるなら、例えば午前中にWeb会議を行い、会議参加者の意見をある程度まとめた後、お昼以降に出社することで、出社前の憂鬱感無く出社し、仕事にもメリハリをつけて取り組むことができるでしょう。
貸し会議室を利用しての会議でも、料金を払って部屋を借り、会議をするためだけに参加者たちは集まるわけですから、参加者たちの意識は普段の会議よりも高まり、中身の濃い会議内容になることが大いに期待できるのです。
Web会議と貸し会議室の利用には、こんなにも豊富なメリットが多く内在しているのです。
